EL SECOP II Y UNA FORMA DE MEJORAR SU FUNCIONAMIENTO

POR: DAVID ALEXANDER WILCHES FLOREZ

EL SECOP II Y UNA FORMA DE MEJORAR SU FUNCIONAMIENTO

Para los menos entendidos, cuando escuchan la palabra Secop pueden llegar a imaginar que están haciendo referencia a alguna película de robots de los años 80`s, sin embargo, para aquellos que tienen que contratar con el Estado Colombiano, saben a ciencia cierta que se trata de las siglas del Sistema Electrónico para la Contratación Pública. 
 
El sistema fue creado con el fin de centralizar la información atinente a la contratación con el Estado Colombiano y cuya finalidad es la de garantizar la transparencia en los procesos. La última versión desarrollada es el Secop II, y a diferencia de su antecesor que también se encuentra en uso, dado que nos encontramos en una etapa transicional, trajo consigo la transaccionalidad.

Aunado a la mera publicidad que se maneja en el Secop I, la transaccionalidad trajo consigo una contratación en línea, que permite una participación más activa por parte de los proveedores y ventajas como conocer en tiempo real las oportunidades de negocio, y la disminución en costos y tiempo, puesto que ya no es necesario tener que imprimir los documentos y estar en el corre-corre de llevar las ofertas a las oficinas de contratación de las entidades.

Pero, ¿acaso estamos usando bien el Secop II?, pues a pesar que la contratación es en línea, parece que no estamos preparados para el manejo de los contratos electrónicos, puesto que aún se escuchan frases irrisorias como “el papel es más seguro, pues lo escrito, escrito está”, nos conlleva a concluir que uno de los principales aspectos a cambiar es la mentalidad de sus usuarios.

La anterior, es una equivocada concepción, que ha conllevado que en la plataforma se observe duplicidad innecesaria en la información que puede acarrear consecuencias jurídicas, y esto se presenta dado que algunas entidades estatales, posterior a la firma electrónica del contrato, remiten a sus proveedores las mismas minutas para ser firmadas manuscritamente, quedando cláusulas repetitivas, o por lo contrario variaciones en la literalidad de las cláusulas que pueden derivar en una controversia contractual.

Esta conducta es repetitiva en la ejecución contractual, pues se observa a menudo en las modificaciones al contrato, su liquidación, y en las exigencias de la entidad en radicar las cuentas de cobro en primera medida física y posteriormente en Secop II, situación que ratifica que las entidades Estatales están desaprovechando aquellas virtudes que nos trajo el Secop II y una forma de solucionarlo es cambiando el chip. Puesto que, por equivalencia funcional los documentos electrónicos tienen la misma validez jurídica y probatoria que los documentos físicos y por esta razón no hay excusa que las entidades Estatales continúen generando duplicidad en la información de la contratación manejada a través de la plataforma transaccional Secop II.

En conclusión, para evitar la duplicidad de información y evitar posibles repercusiones, se requiere una participación más activa por parte de los proveedores, que aprovechando la transaccionalidad de la plataforma exijan a las entidades contratante que la firma del contrato y sus modificaciones sea exclusivamente electrónica, al igual que la presentación de las cuentas de cobro.

Pues lo anterior, es una de las finalidades de la plataforma y uno de los lineamientos de Colombia Compra Eficiente ente rector del Sistema de Compra Pública de Colombia, quien ha expedido las guías y manuales para su eficiente uso, en torno a propender en el desarrollo de los principios de la publicidad y transparencia en la contratación Estatal.