Factura electrónica, quiénes deben usarla y qué beneficios tiene

A raíz de la pandemia muchas de las personas que normalmente deben expedir facturas han optado por la factura electrónica, que optimiza este proceso además de reducir los costos de papel, si, leíste bien, “papel”, que, aunque no pareciera gran cosa, realmente aporta en medio de la crisis climática y ambiental en todo el planeta.

Factura electrónica, quiénes deben usarla y qué beneficios tiene

Además, según estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, CIAT, facturar electrónicamente representa un ahorro hasta de un 80% de los gastos frente a la gestión de facturas en papel.

Pero antes de ver todos sus beneficios conozcamos qué es. La factura es el documento que soporta transacciones de ventas de bienes y/o servicios. La versión electrónica es la evolución de esa factura tradicional que legalmente tiene la misma validez que el papel pero que se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente. 

Quiénes deben facturar electrónicamente

De acuerdo a lo establecido por la Resolución 000020 de 2019 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN se establece que los obligados a facturar para este caso se denominarán facturadores electrónicos, y son aquellas personas que expiden facturas electrónicas de ventas así como notas débito y crédito, específicamente quienes deben facturar electrónicamente son:

  • Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
  • Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
  • Personas naturales diferentes de minoristas,
  • Artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero con más de un establecimiento de comercio.
  • Explotación de intangibles.
  • Usuarios aduaneros.
  • Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
  • Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST

Cuáles son los principales beneficios de la factura electrónica

De acuerdo con información de la DIAN, la factura electrónica no solo agiliza el proceso de facturación al hacerse de manera inmediata, sino que además evita su falsificación, estos son otros de sus beneficios: 

  • El servicio de facturación electrónica a través de la DIAN es gratuito.
  • Las declaraciones y devoluciones se pueden hacer de manera automática.
  • Reduce costos y gasto de papel.
  • Fomenta la desmaterialización de documentos de negocio.
  • Potencializa el Factoring electrónico, que en palabras sencillas significa, anticipar el pago descrito en las facturas electrónicas por las ventas de bienes y/o servicios a plazo, a cambio de un descuento.
  • Mejora la relación y confianza entre clientes y proveedores.
  • Facilita el intercambio de documentos.

Qué se necesita para facturar electrónicamente

Para expedir facturación electrónica se requiere básicamente de un software, al que se puede acceder de manera gratuita a través de la DIAN, no obstante, este servicio también puede solicitarse a un proveedor de tecnología capacitado para tal fin, en cuyo caso si tendrá un costo.

Aquí te dejamos el paso a paso en el servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN el cual debes surtir una vez elijas el software para tu facturación electrónica ( recuerda que a través de la DIAN es gratuito): 

Factura Electrónica

Fuente: https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Plegable_FE_2020.pdf

Recuerda que facturar de forma electrónica es un paso más a la simplificación de procesos a través de la tecnología, algo que sucede cada vez con más frecuencia en un mundo globalizado y cada día más virtual.

Si quieres saber más detalles sobre la facturación electrónica te compartimos el enlace de la DIAN sobre este tema que te explica todo en detalle: https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Factura-Electronica.aspx